Verslo valdymo sistemos pasirinkimas
Visus apskaitos darbus pradėjome su Excel programa - fiksavome klientų sąrašą, rašėme sąskaitas, net ir užduotis planavomės čia. Kartu naudojomės ir kita platforma - Bitrix crm, kuri atrodė gana aiški ir paprasta klientų valdymui, priminimams ir kitiems svarbiems aspektams pasižymėti. Vis dėlto, augant klientų skaičiui pamatėme, kad reikia sistemos, kuri turėtų dar vieną svarbią funkciją - automatiškai rašytų sąskaitas. Prenumeratinė sąskaita - dažniausiai tai ta pati mėnesinė suma.
Pradėjus domėtis ir atsirinkinėti sąskaitų rašymo sistemas, paaiškėjo, kad reikalingas ne tik automatinis sąskaitų generavimas, bet ir jų siuntimas el. paštu: rašant kiekvienam klientui asmeninį laišką sugaišdavome itin daug laiko.
Verslo valdymo sistemos poreikiai:
Taigi, analizuodami savo poreikius išsigryninome, kad reikia sistemos, kurioje būtų:
- Prenumeratinių sąskaitų rašymas;
- Klientinė sąsaja, kur klientas galėtų prisijungti, matyti paslaugas, sąskaitas ir kt.;
- CRM;
- Papildomi privalumai, tokie kaip sistemos plečiamumas, nes iškart nežinojome, ko prireiks ateityje, apjungimas su el. parduotuve ar sandėlio modulis.
- Dokumento pasirašymas elektroniniu būdu (iš pradžių turėjome tik viziją, kad tai bus reikalinga ir nežymėjome šios funkcijos prie verslo valdymo sistemos).
Pradėjus ieškoti sprendimo, kuris turėtų anksčiau paminėtus aspektus, atrinkome keletą programų kūrėjų, kurie atitiko mūsų lūkesčius: Bitrix24, Whmcs, Odoo. Keletas minčių apie kiekvieną iš jų:
- Bitrix24 turi limituotą funkcionalumo sprendimą. Tai yra puikus crm įrankis, bet ne visa verslo valdymo programa. Taigi papildomos funkcijos, kaip sąskaitų rašymas (tame tarpe ir abonentinės), yra gerokai apribotas, o apjungimas su sandėliu ar el. parduotuve itin komplikuoti.
- WHMCS - apibūdinama kaip top programa, skirta hostingo paslaugai. Vis dėlto, ši sistema yra billing automation (automatizuotos abonentinės apskaitos) sprendimas, kuris turi papildomų funkcijų, kaip el. parduotuvė ir klientinė dalis, tačiau crm labai skurdus.
- Odoo ERP - nauja, tačiau itin sparčiai auganti sistema. Pagrindinis šios sistemos privalumas tai, jog yra prijungiami įvairūs verslo valdymui skirti moduliai pagal poreikį: nuo darbo laiko apskaitos iki gedimų registravimo ar pasiūlymų generavimo.
Svarbu paminėti, kad ieškojome kiek įmanoma paprastesnio sprendimo ir atmetėme tuos variantus, kuriuose reikia papildomai programuoti tam tikras funkcijas, pvz. CRM ar diegti trečios šalies sprendimą, dėl neužtikrintumo ir laiko kaštų. Yra tekę dirbti su WHMCS ir WordPress sistemų sujungimu - tai buvo išties sudėtingas ir ilgas procesas, todėl ieškojome sprendimo, kuris tenkintų iškart.
Taip pat, prieš pasirenkant Odoo programą nemažai domėjomės ir apie grįžtamąjį ryšį iš naudotojų Lietuvoje. Vienos įmonės komercijos direktorius pasidalino patirtimi ir teigė, kad Odoo yra puiki programa, tačiau rekomendavo ją naudoti tokiu atveju, jei ji tinka tokia, kokia yra "by default". Dalindamasis savo patirtimi, vadovas sakė norėjęs pagerinti šią sistemą ir bandęs tą padaryti su programuotojų pagalba, tačiau tai nepavyko: buvo išleista daug pinigų, užtruko nemažai laiko, o norimo rezultato nepasiekė.
Kaip galite suprasti, esame šalininkai to, kad geriau naudoti tokią sistemą, kokia ji sukurta nei bandyti ją perkurti. Jei sistema nėra tokia, kokios norėtumėte, tuomet siūlome jos atsisakyti ir skirti laiko kitos sistemos paieškoms. Tokiu būdu sutaupysite laiko, finansų ir pastangų sistemos tobulinimui "pagal save".
Odoo moduliai
1. Odoo Website ir Ecommerce
Paleidus prenumeratinių sąskaitų rašymo sistemą, atsirado noras automatizuoti visą procesą. Ir tai norėjome daryti nuo pat užsakymo pradžios. Būtent todėl sugalvojome prie Odoo sistemos pridėti Website ir Ecommerce modulius - jų dėka klientui apmokėjus užsakymą, jam automatiškai yra sukuriama prenumeratinė paslauga ir rašomos mėnesinės sąskaitos. El. parduotuvė taip pat veikia funkcionaliai ir paprastai:
2. Odoo Inventory
Pradėjus naudotis Odoo Crm ir kitais moduliais supratome, kad sistemoje trūksta dar vieno aspekto - mes visiškai nematome savo realaus sandėlio. Visi produktai rodomi lyg paslaugos su neribotiais kiekiais. Taigi, mes ir toliau turėjome naudoti Excel programą, kurioje žymėjomės visą informaciją apie įsigytus kompiuterius: kiekius, kainas, serijinius numerius ir kt. Kadangi jau buvome įsidiegę Odoo sistemą, prie jos buvo galima jungtis papildomus modulius. Šiuo atveju tai buvo Inventory modulis. Po diegimo reikėjo tik pakeisti esamus produktus(service) į produktus su serijiniais numeriais. Todėl dabar yra labai paprasta, nes viską matome vienoje sistemoje - nuo kiekvieno kompiuterio likučio iki istorijos, pas kokį klientą kompiuteris buvo.
3. Odoo Sign
Taip pat, į sistemą įdiegėme ir Odoo Sign modulį, kuris padeda lengvai ir saugiai vykdyti įrangos perdavimo procesą. Būtent dėl jo dauguma klientų žavisi kompiuterių nuomos paprastumu: klientas pasirašo užsakymą sistemoje, atlieka mokėjimą, o tada belieka laukti kompiuterio nurodytu adresu. Trumpas video, kaip vyksta pasirašymas:
Odoo trūkumai
- Kaip ir kiekvieną sistemą, taip ir Odoo, reikia atnaujinti į vis naujesnę versiją. Privalumas - jog tai nemokama. Ir nors tai nėra sudėtingas procesas, tačiau kiekvienos versijos atnaujinimo metu susidūrėme su nesklandumais - po kiekvieno atnaujinimo reikia labai daug laiko surasti, kas sistemoje neveikia.
- Kaip dar vieną trūkumą būtų galima išskirti klientų aptarnavimą, o tiksliau - aptarnavimo greitį. Dėl įvairių funkcijų įdiegimo gali tekti laukti keletą mėnesių, o gal ir visus metus. Įsivaizduokite, jog dėl tam tikrų priežasčių jums neveikia tinklalapis, tačiau į problemas bus sureaguota tik per keletą dienų ar dar ilgesnį laiko tarpą.
- Dar vienas trūkumas yra tai, kad atsinaujinus Odoo v14, produktas su serijiniu numeriu nebegali būti prenumeratinis. Nors technikai pripažįsta, kad taip būti neturėtų, tačiau efektyvaus sprendimo nėra - yra siūloma grįžti prie Odoo v13 ir atstatyti mėnesio senumo versiją arba laukti naujo Odoo v15. Tikėtina, kad Odoo v14 išvis neturės šios funkcijos. Deja, tenka prisitaikyti prie sistemos - šiuo atveju nusprendėme, jog kursime produktą su serijiniu numeriu ir prenumeratinę paslaugą atskirai.
Apibendrinimas
Odoo ERP yra puiki verslo valdymo sistema, kuri įmonei Fiberta padeda dirbti greičiau nei anksčiau. Kaip buvo minėta prieš tai, Odoo sistema reikalauja įpratimo. Galbūt viso darbo žymėjimas Excel programoje buvo paprastesnis, tačiau verslui augant atitinkamai reikia efektyvesnių bei greitesnių būdų jį valdyti.
Nori išbandyti?
Galime įdiegti Odoo sprendimą ir tavo verslui, plačiau čia.
Tautvydas
Vadovauja kompiuterių nuomos įmonei nuo 2015 m. Rašo apie nešiojamus kompiuterius, programas verslui ir knygų apžvalgas.
Kaip pasirinkti verslo valdymo sistemą?