Kaip valdyti IT ūkį įmonėje?
Kokiu intervalu naujintis ir kiti klausimai

Kas jūsų įmonėje tvarko visus su IT susijusius reikalus? Turite IT skyrių ir jo vadovą? Tai puiku, tačiau ką daryti, jei neturite IT vadovo, kuris būtų atsakingas už naujus ir naudotus kompiuterius, jų priežiūrą, atnaujinimus ir remontą?

Norime pasidalinti keliais naudingais patarimais, kaip tinkamai valdyti kiekvienos įmonės IT ūkį.


Reikalingos įrangos poreikių analizė

Kiekvienos įmonės vadovas arba už tiesioginį darbo našumą atsakingas asmuo turėtų paruošti nedidelę IT įrangos poreikių analizę. Analizėje būtų neblogai aprašyti kelis punktus:

  • Koks yra IT poreikis kiekvienai darbo vietai

    reikia stacionaraus ar nešiojamo kompiuterio, didelio monitoriaus ar vidutinio, kokia periferinė įranga reikalinga (spausdintuvas, skeneris, piešimo planšetė, garso įranga ir t.t.). Taip pat reiktų apibrėžti, kiek dažnai spausdinama ir naudojamasi kita įranga, nei kompiuteriai.

  • Kokie reikalavimai kompiuteriams

    kokia darbo specifika, kiek programų vienu metu dažniausiai bus atidaryta, kokios tai programos. Pagal tai galima nuspręsti apie kompiuterio technines savybes – atmintį, RAM, procesorių, vaizdo ir garso kortas ir t.t.

  • Kokios kibernetinio saugumo priemonės yra reikalingos

    pirštų antspaudų skaitytuvas ar dviejų faktorių autentifikavimo sprendimų, ar naudojamas el. parašas, kaip laikomi ir persiunčiami svarbūs dokumentai ir t.t.

  • Kaip vyksta įrangos remonto ir atnaujinimo procesai

    kas atsakingas už naujos įrangos suradimą ir įsigijimą, kas daroma su sena įranga, kaip ir kur įranga yra remontuojama.

Kai įmonės vadovas turi tokią analizę, jam nebus labai sunku priimti sprendimus greitai ir gana tiksliai. Tokiu būdu įmonė efektyviai gali valdyti savo IT įrangą, nepirkti „prabangos“ prekių, o taip pat ir nepasmerkti savo darbuotojų lėtam ir stringančiam darbui su sena kompiuterine įranga.


Nustatyti kainų lubas

Suprantamas darbuotojų noras dirbti su premium segmento Macbook Pro kompiuteriais. Deja, ne visada aukštos klasės kompiuteris ir jo galimybės atitinka realius darbo poreikius ir įmonės finansines galimybes. Būtina nusistatyti savotiškas IT įrangos kainų lubas – pirksime spausdintuvą, bet ne brangesnį, nei 500 eurų. Tokios kainų lubos padės efektyviau naudoti biurui skirtas lėšas.

Ar gali būti lubos per mažos? Taip, deja, gali. Kartais susiduriame su atvejais, kai įmonės vadovai leidžia pirkti studijoms ir vaikų pramogoms tinkančius kompiuterius, o ne verslo klasės įrenginius, dėl ko prastėja vartotojo patirtis, jaučiamas pigesnių medžiagų greitesnis nusidėvėjimas ir svarbiausia - saugumas, į kurį verslo klasė orientuojasi.

Kad kainų lubos būtų nustatytos tinkamai reikia aiškiai žinoti darbuotojų darbo specifiką ir poreikius.


Nustatyti įrangos atnaujinimo periodiškumą

Kompiuteriai iš esmės pasikeičia kas 3-4 metus. Tai reiškia, kad 3-4 metų senumo kompiuteris šiandien jau gali nebetikti darbui dėl savo techninių savybių, kurios per tuos metus pasikeitė drastiškai. Nustačius kompiuterių ir kitos įrangos keitimo periodiškumą, galima planuoti įmonės finansus, analizuoti darbo našumo rodiklius ir taip spręsti kitas su IT susijusias problemas. Beje, spausdintuvai keičiami kas 5-7 metus, telefonai – kas 2-3. Dėl to nustatyti vieno laikotarpio visai įrangai nerekomenduojama.

Kodėl reikia atnaujinti įrangą taip dažnai? Ne tik dėl to, kad kompiuterio procesorius nebesusidoroja su programomis, bet ir todėl, kad kiekvienais metais kyla vis daugiau saugumo iššūkių, kurie nesuderinami su sena įranga.


Remontuoti, utilizuoti ar parduoti?

Ką daryti su sena IT įranga? Dažnai įmonės ja užkiša sandėlį ir laukia tokių nenumatytų atvejų, kaip naujo darbuotojo priėmimas arba naujo kompiuterio išvežimas remontui. Tada ištraukiamas senas kompiuteris ir „laikinai“ naudojamas. Deja, toks sprendimas nelabai suderinamas su darbo našumu.


Ką gi daryti su sena įranga?

  1. Kai kuriuos kompiuterius dar galima atnaujinti išplečiant operatyvinę atmintį, pakeičiant atminties diską, taip pridedant šiek tiek galios.

  2. Visiškai sena ir nereikalinga įranga turi būti tinkamai utilizuojama ir nuvežama į specialias supirktuves.

  3. Seną, bet dar veikiančią kompiuterinę įrangą galima parduoti per skelbimus ir taip gauti papildomų pajamų.

Kitas klausimas – kas tuo turi užsiimti? Idealiausias sprendimas – iš anksto paskirti asmenį, kuris bus atsakingas už tvarkymą ir priežiūrą. Jam teks vežti įrangą taisyti, o ne pačiam darbuotojui ar įmonės vadovui, kaip dabar įprasta.

Yra viena bėda – tokio darbuotojo kompiuterinis raštingumas. Kartais įmonių kompiuteriais rūpinasi žmogus, kuris nelabai gerai išmano apie IT įrangą. Sprendimas pirkti būna pagrįstas reklaminiais filmukais Youtube socialiniame tinkle ir komentarais forume ar Facebook grupėse, ypač jei nuomonė susidaroma iš vos keletos šaltinių. Toks kelias yra gana ydingas, nes dažnai nuperkama poreikių neatitinkanti įranga, dėl ko kenčia visos įmonės darbas. Priežodžio „gobšus moka du kartus“ priminti čia nereikia, nes jis visada suveikia 100 procentų.


Sprendimas?

Konsultacijos su profesionalais, kurie kiekvieną dieną taiso kompiuterinę įrangą, bendrauja su skirtingo dydžio ir industrijos klientais, seka Lietuvos ir pasaulio naujoves, nuolatos dirba su pažangiausiais kibernetinio saugumo sprendimais. Tik taip galima būti tikriems, kad IT įranga įmonėje valdoma tinkamai ir profesionaliai.

Prisijungti to leave a comment
Ateitis priklauso prenumeratos verslams
Mokslinis straipsnis akademinei veiklai